Memo de Servicios de Compliance
El término Compliance, dentro del mundo corporativo, es comúnmente utilizado para hacer referencia a un conjunto de procedimientos y/o buenas prácticas que deben de ser adoptados por las sociedades para identificar, reportar y monitorear los potenciales riesgos operativos e incumplimientos legales a los que se podrían enfrentar por su misma operación, con el objetivo de diseñar y mantener mecanismos internos de prevención, supervisión y control hacia ellos. Estudiar y aplicar este tipo de prácticas relacionadas con el compliance permite a las sociedades mexicanas identificar y evitar conflictos derivados de malas conductas, negligencia y falta de cumplimiento de leyes las cuales podrían ser causa de multas o acciones en su contra por parte de terceros.
En JATA contamos con el conocimiento y la experiencia necesaria para asesorar a las sociedades mexicanas en la creación e implementación de políticas internas y diseño de un plan de acción dentro del marco normativo mexicano para identificar, prevenir y contender contra las malas prácticas e inobservancia de las leyes aplicables a la empresa de que se trate.
Algunos de los temas que abarcan el tema de compliance son:
- Anticorrupción;
- Cadena de suministro;
- Políticas Internas;
- Protección y privacidad de datos;
- Competencia Económica;
- Conflicto de Intereses;
- Auditorías Legales (Due Diligence); y
- Protección al Consumidor.
Anticorrupción.
Uno de los rubros a considerar en compliance es la prevención a la corrupción y el lavado de dinero. A fin de mitigar los casos de corrupción dentro de las empresas, el gobierno de México ha creado el Sistema Nacional Anticorrupción. La creación de este sistema implicó también la creación de nuevas leyes, entre ellas la Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita, conocida también como Ley Antilavado, y la Ley General de Responsabilidad Administrativa. Parte de los requerimientos de estas leyes es el que las sociedades mexicanas cuenten con una política de integridad, por lo que es importante que los administradores y/o directivos de la sociedad revisen si su empresa cumple con el panorama que imponen las leyes antes mencionadas.
Cadena de Suministro.
Dentro de parte operativa de una sociedad existen actividades como la importación, exportación, traslado, y distribución de productos, o la prestación de servicios, que son reguladas por diferentes normativas. Así pues, es crucial que la sociedad se asegure que sucadena de suministro cumpla con los estándares que las leyes dictan para esos fines. Dichos estándares a cumplir están contenidos principalmente en la Ley Federal del Trabajo, Código Fiscal de la Federación, y decretos publicados por el Poder Ejecutivo. En caso de requerirlo, nuestra firma podrá asesorar a sus clientes en las obligaciones a las cuales se encuentren sujetos, con el objetivo de prevenir que la autoridad correspondiente interrumpa o clausure las actividades propias de la empresa.
Políticas Internas.
Las políticas internas son las pautas que una sociedad ha de seguir para la consecución de sus objetivos. Estas permiten que todos los esfuerzos realizados vayan hacia una misma meta y a la vez mantengan relaciones armoniosas entre los individuos que forman parte de la organización. El código de conducta, los manuales internos, y las políticas de confidencialidad son algunos ejemplos de reglamentos que contienen estas pautas. En ellos debe haber también sistemas de denuncia y aplicación para que las políticas sean efectivas, debiendo cubrir también las malas prácticas de partes externas. Mantener un conjunto de buenas prácticas y requerimientos diarios es otra manera de conservar un buen ambiente empresarial. Nuestra firma puede apoyar a sus clientes a generar procesos y políticas internas que generen una buena cultura corporativa y concuerden con las normas vigentes.
Protección y Privacidad de Datos.
Un aspecto más para tener en cuenta en cuanto a compliance dentro de las sociedades, son aquellas relativas a la protección y privacidad de datos. El marco legal mexicano cuenta con la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, que regula el uso de la información personal que puedan tener las sociedades. Las empresas que manejen la información personal de particulares están obligadas a dar a los usuarios información suficiente sobre la forma en que utilizarán sus datos, así como obtener su consentimiento expreso para ello. Por otro lado, la empresa debe de estar consciente de los canales de distribución de la información importante o confidencial que maneja para así evitar el incumplimiento con un contrato con un proveedor o cliente, o la divulgación de secretos industriales con terceros. Nuestra firma puede apoyar a sus clientes a generar sus avisos de protección de datos para cumplir con dichas normativas.
Competencia Económica.
Dentro de la competencia económica las entidades públicas han creado políticas y principios que tienen como propósito el promover un ambiente justo para garantizar un proceso de competencia libre de vicios. Por esto, se han creado normativas antimonopólicas y principios básicos para los acuerdos de fijación de precios, convenios de distribución, y asociaciones comerciales que las sociedades a quienes les aplique, deben de cumplir a fin de que la oferta y demanda del país no se vea limitado. Nuestra firma podrá brindar asesoría respecto a la normativa creada por la Comisión Federal de Competencia y otras entidades públicas entre los que abarca la Ley Federal de Competencia Económica, así como la creación e implementación de sistemas o plan de acción para evitar que la empresa interrumpa sus operaciones por infracciones al marco regulatorio mencionado.
Conflicto de Interés.
En ocasiones los empleados o directores de una empresa pueden encontrarse en un supuesto en donde, por circunstancias ajenas, podría tener la capacidad de influir o alterar el desempeño de la transacción u operación para obtener un beneficio en lo particular. Unconflicto de interés no es ilegal en sí mismo, sin embargo, lo que se haga o no se haga a partir de esta premisa puede derivar en actos ilegales o represalias en contra de la empresa, como lo son demandas de terceros y el distanciamiento de posibles clientes o proveedores. Nuestra firma podrá asesorar a la empresa en la creación de políticas internas para definir, identificar, y atender los casos de conflicto de interés para prevenir las problemáticas antes mencionadas.
Auditorías Legales (Due Diligence)
Las auditorias legales, también conocidas como “due diligence”, son acciones realizadas en el día a día en cualquier práctica legal corporativa y especialmente en cuestiones involucrando los mercados financieros y adquisiciones. El realizar un due diligence con un equipo que cuenta con la necesaria experiencia, como el de la firma, ayuda a identificar y combatir los riesgos dentro de los procesos administrativos, financieros, laborales y operativos de una organización.
Protección del Consumidor.
Las leyes y reglamentos de protección al consumidor afectan muchos de los aspectos de una sociedad, desde las prácticas de publicidad y marketing, hasta la privacidad y la seguridad de los datos de clientes. La CONDUSEF y la PROFECO son entidades creadas por el gobierno para regular las relaciones de consumo que nacen a partir de la cadena de comercialización de bienes y servicios. A partir de la normativa creada por estas entidades, nuestra firma podrá brindar asesoría para alinear todos los documentos y/o procesos comerciales de la empresa con la legislación pertinente, analizar los contratos con proveedores para asegurar el cumplimiento de la Ley Federal de Protección al Consumidor.
No todas las empresas están sujetas a todos los rubros aquí contemplados, así como algunas pueden necesitar de programas adicionales. Con gusto podemos comentar con ustedes las necesidades particulares de cada caso para el debido cumplimiento de estas y otras obligaciones para asegurar el acatamiento de todas las regulaciones de compliance correspondientes. Estamos a sus órdenes.
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